ما لا يسع رائد الأعمال جهله عن المحاسبة والمالية
إن كنت تظن أن نجاح الشركات يعتمد على تقديم منتجات أو خدمات لا مثيل لها، فكر مرة أخرى. ما قيمة المنتجات أو الخدمات التي توفرها الشركة إن كان القائمون عليها لا يستطيعون إدارة شؤونها المالية والحفاظ على وضعها المالي؟ حرص رواد الأعمال على صقل مهاراتهم المالية أمر لا غنى عنه في تحقيق النجاح والحفاظ على قدراتهم التنافسية على المدى البعيد.
المالية والمحاسبة: حجر الأساس في إدارة الشركات
لا يقتصر دور رائد الأعمال أو صاحب أي شركة ناشئة على ابتكار أفكار خارج الصندوق وجذب عملاء جدد، فمن الضروري أن يكون على دراية بأساسيات المالية والمحاسبة. فعدم قدرته على متابعة مصادر السيولة في الشركة ومصارفها قد يفقده السيطرة على المؤسسة.
- المالية: هي الوسائل التي تستخدمها المؤسسة أو الشخص في توفير رأس المال واستخدامه وتشمل بعض الأنشطة، منها على سبيل المثال: الاستثمار والإقراض والاقتراض.
- المحاسبة: تشير إلى إعداد التقارير والإبلاغ عن المعلومات المالية التي تخص الأشخاص أو الشركات والاهتمام برسم صورة دقيقة للوضع المالي في فترة زمنية معينة بتقييد المعاملات المالية وإصدار التقارير المالية التي تشمل الميزانية وقائمة الدخل وقائمة التدفقات النقدية.
- الميزانية: قائمة مالية توضح أصول الشركة والتزاماتها وحقوق الملكية في وقت محدد. تُعد الميزانية بناءً على المعادلة المحاسبية التالية:
الأصول = الالتزامات (الخصوم) + حقوق الملكية
- قائمة الدخل: تُسمى أيضًا بقائمة الأرباح والخسائر وتوضح أرباح الشركة وخسائرها خلال فترة زمنية معينة.
- قائمة التدفقات النقدية: قائمة مالية تلخص المبالغ النقدية وما يعادلها الواردة إلى الشركة والخارجة منها وتقييم مدى نجاح المؤسسة في تحقيق سيولة نقدية لدفع التزاماتها وتمويل نفقات التشغيل.
أسباب تجعلك تهتم بإمساك الدفاتر في شركتك
%58 من أصحاب الشركات الصغيرة الذين شملهم استطلاع الرأي الذي أجراه TD Bank يبغضون مهمة إمساك الدفاتر. هذه المهمة ليست سهلة خصوصًا لغير المتخصصين فهي غير ممتعة وتستغرق وقتًا طويلاً في بداية تعلمها. وسواءً كنت من رواد الأعمال الذين يحبون المحاسبة أم لا، فإن متابعة الشؤون المالية في شركتك أمر لا غنى عنه لتحقيق النجاح لعدة أسباب منها:
- التنظيم: من المهم أن تتمكن من إيجاد المعلومات الخاصة بشركتك وقت الحاجة، فعدم قدرتك على توفير البيانات المالية اللازمة للمستثمرين يؤثر سلبًا على تدفقاتك النقدية بسبب إحجامهم عن الاستثمار في مؤسسة بياناتها المالية غير واضحة. أما عدم توفير البيانات المالية للجهات المسؤولة عن تحصيل الضرائب قد يؤدي إلى دفع غرامات مالية.
- إعداد الإقرارات الضريبية: إعداد الإقرار الضريبي من المسؤوليات التي تثقل كاهل رائد الأعمال وتصبح المهمة أكثر تعقيدًا في حالة صعوبة إيجاد المستندات المطلوبة. الاهتمام بإمساك الدفاتر يساعد في تيسير هذه المهمة وأن تكون المعلومات المالية جاهزة عندما يحين موعد تقديم الإقرار بدلاً من البحث وسط أكوام من الفواتير والوصولات.
إذا كنت تبحث عن محاسب كفء يساعدك في إعداد الإقرار الضريبي، يمكنك الاستعانة بمنصة مستقل والاختيار من بين الكثير من المحترفين في هذا المجال.
- التحليل: إمساك الدفاتر يمكنك من إعداد القوائم المالية المختلفة مثل الميزانية وقائمة الدخل وقائمة التدفقات النقدية التي تساعد الإدارة في تقييم الأداء التجاري للشركة وتتبع التدفقات النقدية الواردة والخارجة ومن ثم التركيز على نقاط القوة وتحسين نقاط الضعف.
- اتخاذ قرارات أفضل: هل تتوقع اتخاذ قرارات تؤدي إلى تحقيق أرباح دون وجود معلومات مالية تدعمها؟ إمساك الدفاتر يوفر لك المعلومات المالية التي تحتاجها لاتخاذ القرارات الصحيحة.
- التخطيط للمستقبل: لا يمكنك التخطيط للمستقبل إن لم تستطع فهم الماضي، فإمساك الدفاتر يوضح الأداء المالي لشركتك في فترات سابقة ويبرز الإخفاقات والنجاحات لتتمكن من التخطيط للمستقبل تخطيطًا سليمًا.
- تتبع الأرباح والنمو: توضح قائمة الدخل ما إذا كانت المؤسسة تحقق أرباحًا أم لا وفي حالة عدم وجودها يصعب معرفة مستوى أداء الشركة من حيث الأرباح والخسائر. يساعد إمساك الدفاتر أيضًا في تتبع النمو بفضل تجميع البيانات على مدار الشهور والسنوات ومن ثم ملاحظة الاتجاهات ومقارنة النتائج المتحققة في فترات مختلفة.
- تحسين التدفقات النقدية: وجود دفاتر محاسبية والتقييد فيها أولاً بأول يبقيك على علم بالفواتير المستحقة وقيمتها وتاريخ استحقاقها والتأكد من دفعها في مواعيدها لتجنب أي غرامات تأخير. هذه البيانات يمكن استغلالها في تطبيق سياسات تدفقات نقدية أفضل مثل تقصير مدة الدفع المتاحة للعملاء ودفع المبالغ المستحقة للموردين قبل موعد الاستحقاق بيوم أو اثنين لزيادة السيولة النقدية الموجودة في المؤسسة في فترة زمنية معينة.
- تقديم التقارير للمستثمرين: إن كنت تسعى إلى الحصول على استثمار لشركتك لا بد من الاهتمام بإمساك الدفاتر التي تقدم للمستثمر المعلومات المالية التي يحتاجها لتقييم جدوى الاستثمار واتخاذ قرارات سليمة. أما إذا كنت قد حصلت على استثمار بالفعل، فوجود التقارير المالية المختلفة يساعد المستثمر في رؤية القيمة الحقيقية لشركتك.
10 أخطاء مالية ينبغي تجنبها في شركتك
يرى 40% من أصحاب الشركات الصغيرة أن الإدارة المالية من أصعب المهام في إدارة الشركة مما يجعل بعض رواد الأعمال لا يضعون المهام المحاسبية ضمن أولوياتهم، لكن وجود أخطاء محاسبية يؤدي إلى تعطيل نمو الشركة ويؤثر سلبًا على سير العمل. توجد بعض الأخطاء الشائعة التي يقترفها أصحاب الشركات والتي يمكن تجنبها لتفادي آثارها السلبية.
- عدم الانتباه إلى السيولة النقدية: قائمة التدفقات النقدية من التقارير المالية التي لا ينبغي الاستهانة بأهمية البيانات الموجودة بها؛ فهي توضح لك حركة السيولة داخل شركتك وخارجها وتزودك بالمعرفة اللازمة لتوقع النفقات المستقبلية وتخصيص الدخل بطريقة مناسبة.
- إغفال أهمية الاحتفاظ بالإيصالات: يغفل بعض أصحاب الشركات أهمية الاحتفاظ بنسخ من الإيصالات التي تثبت المشتريات والنفقات التي تتحملها الشركة مما يؤدي إلى مواجهة مشكلات وقت تقديم الإقرارات الضريبية، إضافةً إلى تأثيرها على التدفقات النقدية.
- الإهمال في تسجيل المصروفات: اهتم بتسجيل جميع المصروفات التي تتحملها شركتك أولاً بأول حتى تتمكن من خصمها من إجمالي الدخل عند تقديم الإقرار الضريبي.
- الخلط بين الفواتير والإيصالات: من الأخطاء الشائعة التعامل مع الفواتير والإيصالات باعتبارهم نفس الشيء. الفاتورة تُرسل إلى العميل قبل الدفع لتذكيره بالمبلغ المستحق عليه وهي وسيلة تساعد في تتبع مبيعات الشركة. أما الإيصال فيُرسل إلى العميل بعد الدفع لإثبات إتمام المعاملة واستلام المبلغ المستحق.
- عدم وجود دليل الحسابات Chart of Accounts: دليل الحسابات عبارة عن قائمة بجميع الحسابات المستخدمة في الشركة والتي تقيد ضمنها التعاملات المالية المحاسبية. تكمن أهمية دليل الحسابات في توضيح الوضع المالي للشركة سواءً لأصحابها أو المستثمرين أو المساهمين. من الحسابات المهمة التي يُنصح بمتابعتها: الحسابات المدينة والدائنة، والمبيعات، والمشتريات، والمرتبات.
- عدم متابعة الحسابات المدينة Accounts Receivable: تأخر العملاء في دفع المستحقات يؤدي إلى عدم وجود سيولة كافية في المؤسسة. احرص على التواصل مع العملاء المتأخرين في الدفع لطلب مستحقاتك واتفق مع المتعثرين على خطة دفع للحصول على جزء من المبلغ المستحق في أقرب وقت.
- عدم الفصل بين حساب الشركة والحساب الشخصي: يضطر رواد الأعمال في كثير من الأحيان إلى اللجوء إلى مدخراتهم الشخصية خصوصًا في بداية تأسيس الشركة، ولا مشكلة في ذلك، لكن المشكلة تكمن في استخدام الحساب البنكي الشخصي لأغراض تتعلق بالشركة. وجود حساب بنكي منفصل يساعدك في تتبع النفقات الخاصة بالشركة دون عناء، واحرص أيضًا على عدم استخدام الحساب البنكي للشركة في أغراض شخصية.
- توفير تكاليف الاستعانة بمحاسب ضرائب: يحاول بعض أصحاب الشركات الاعتماد على أنفسهم في التعامل مع الضرائب لتوفير التكاليف، لكن عدم الاستعانة بمحاسب ذي خبرة في هذا الشأن قد يؤدي إلى تحمل الشركة تكاليف على المدى البعيد بسبب نقص الخبرة. فأصحاب الخبرة في هذا المجال على دراية بالقوانين المتغيرة ويعلمون ماهية المصروفات التي يحق لك خصمها.
- عدم الحرص على التواصل مع محاسب الشركة: يستخدم المحاسبون بعض المصطلحات التي يصعب على غير العاملين في المجال فهمها فهمًا صحيحًا، في هذه الحالة يجب على رائد الأعمال طلب مزيد من التوضيح لتجنب حدوث أي سوء تفاهم.
- التمسك بالطرق التقليدية في إمساك الدفاتر: الاستفادة من التكنولوجيا وبرامج الحسابات يوفر الوقت والجهد المبذول في تسجيل المعاملات المالية خصوصًا عندما تبدأ الشركة في النمو ويزداد عدد العملاء والمتعاملين معها، إضافةً إلى تقليل الأخطاء الناتجة عن التسجيل اليدوي.
السيولة النقدية: كيف تحافظ على شريان الحياة في شركتك
%82 من الشركات التي لم تنجح أشارت إلى أن مشكلات السيولة النقدية كانت من بين أسباب فشلها وفقًا لدراسة أجراها US Bank. فعندما تكون النفقات أعلى من السيولة النقدية فهذا يعني أن المؤسسة تعاني من مشكلة سيولة.
تعتمد إدارة التدفقات النقدية على مجموعة من الإستراتيجيات والممارسات التي تساعد أصحاب الشركات في تتبع البيانات المالية وتحليلها وتحسينها والحفاظ على تدفق نقدي إيجابي لتكون النقود الواردة إلى المؤسسة أعلى من الخارجة منها. من الممارسات التي يُنصح باتباعها للحفاظ على السيولة النقدية:
- حساب نقطة التعادل Break Even: ابدأ أولاً بمعرفة قيمة الإيرادات التي تحتاج شركتك إلى تحقيقها لتتمكن من تغطية التكاليف قبل أن تسعى إلى تحقيق تدفق نقدي إيجابي. فإذا نجحت في تجاوز نقطة التعادل فأنت على الطريق الصحيح، أما إذا كانت التكاليف أعلى من الإيرادات فهذا يشير إلى وجود مشكلة ينبغي التعامل معها.
- التدفقات النقدية أهم من الأرباح: نجاح رائد الأعمال لا يعتمد فقط على تحقيق الأرباح فالأهم قدرته على إدارة التدفقات النقدية في شركته. اهتم دائمًا بالمقارنة بين الأرباح ونقطة التعادل، وإذا كانت أرباحك أعلى من نقطة التعادل لكن السيولة ليست على المستوى المطلوب، راجع حساباتك المدينة والدائنة.
- حوافز الدفع المبكر: العملاء المتأخرون عن دفع المستحقات يؤثرون سلبًا على السيولة النقدية في شركتك، شجع العملاء على الدفع المبكر بتقديم عروض خاصة أو خصومات مقابل الدفع قبل الموعد.
- العروض الترويجية لزيادة المبيعات: بيع منتجاتك بأسعار مخفضة وتقديم عروض ترويجية مختلفة لتحريك المبيعات في أسرع وقت ممكن يساعد في تحسين السيولة النقدية.
- تخفيض النفقات وتأجيل المدفوعات: إن كانت ظروف شركتك لا تتحمل تعيين موظفين بدوام كامل يمكنك تعيينهم بدوام جزئي أو بنظام العمل الحر. أما إذا كانت لديك ماكينات أو أدوات غير مستخدمة يمكنك تأجيرها أو بيعها لزيادة السيولة. لا تغفل أيضًا أهمية التفاوض مع الموردين ومقدمي الخدمات لتأجيل المدفوعات المستحقة لهم قدر الإمكان للحفاظ على السيولة.
الأرقام والتقارير المالية هي البوصلة التي تتحدد على أساسها اتجاهات المؤسسة ولا غنى عنها في اتخاذ القرارات المستنيرة. لذلك، الاهتمام بالشؤون المالية في شركتك ومتابعة التقارير المالية ينبغي أن تكون من بين أولوياتك وليست إجراءات طارئة تُتخذ في أوقات الأزمات، فالمتابعة الدائمة تعد بمثابة إجراء احترازي قد يمنع أي أزمة قبل حدوثها.
