بحسب نتائج استطلاع رأي نشرته فوربس فإن العمل من المنزل يزيد الإنتاجية بنسبة 47%، وهو أمر تبحث عنه الشركات وأصحاب الأعمال لإنهاء أعمالهم ومشاريعهم على أكمل وجه، لكن الأمر يحتاج إلى مجهود إداري مبني على معرفة بالأدوات اللازمة لإدارة العمل مع العامل الحر والمستقل، والتي تعمل معًا كمجموعة أدوات متكاملة؛ لتضمن أكبر قدر من الفائدة والنجاح في إدارة الأعمال.

إليك أربعة مساعدين إداريين لا غنى لك عنهم في إدارة أعمالك.

1. افعلها بنفسك: «السكة الطويلة»

في سبيل البحث عن مستقلين وتوظيفهم وإحكام التعامل معهم يمكن أن تقع بعض الأخطاء، مثل توظيف مستقل غير كفء أو غير مناسب للعمل أو الجهل بكيفية اختيار وتقييم وإدارة المستقلين. ولتجنب تلك الأخطاء وغيرها يمكن الاستفادة من توصيات مجلس فوربس التي توجب قراءة «البورتفوليو» وفحص الأعمال السابقة والمراجعات والتعليقات على أعمال المستقل؛ لتحديد خبراته وقدراته ومدى ملاءمته للعمل، ومطالعة حسابه على LinkedIn وFacebook؛ لمعرفة الكثير عن خلفيته وشخصيته، ومن ثم إطلاعه على خطة عمل منظمة ومحددة.

وخلال العمل تجب مراجعة الخطوات بانتظام، وإقامة علاقة عمل جيدة مع المستقل، من خلال الوضوح في التعاملات، وتحديد المُراد بدقة، والتواصل الدائم معه، وعدم حصاره بمكالمات ورسائل بل يكون التواصُل بقدر ما يحتاج العمل، كما تجب مناقشته في كل تفاصيل العمل، والتعامل معه كعضو مهم في فريق العمل، وجعله يشعر بالتقدير؛ فهو ينفق وقتًا وجهدًا واهتمامًا، ويسعى للمصلحة نفسها بأن يتم العمل على أكمل وجه.

ومن أجل إدارة جيدة للعمل يتطلب الأمر بحثًا مضنيًا عن نصائح لإدارة الأعمال. ويمكنك الاعتماد على المتخصصين في هذه الشؤون، مثل مدونة مستقل التي تقدم أفضل النصائح لأصحاب الأعمال، وكذلك قسم ريادة أعمال بموقع إضاءات.

«طوّرنا «أنا» حتى لا ترى أيامك تدار حسب أولويات الآخرين وليس أولوياتك أنت».
— عبد المهيمن الآغا

2. «أنا» حسوب: التحكم بيد واحدة

تُعد منصة أنا التابعة لشركة حسوب من الحلول المتكاملة والشاملة والبسيطة التي تجمع كل ما تحتاجه الشركات وأصحاب الأعمال لإدارة المشروعات وفرق العمل عن بُعد، والتغلب على تحديات الإنتاجية والإدارة، عبر واجهة سهلة الاستخدام ويمكن تخصيصها حسب حاجة العمل، ما يضمن التركيز على المهام، والتحكم في العمل، وسلاسة الأعمال وزيادة الإنتاجية، من خلال ما توفره من إعدادات منها:

  • إنشاء قوائم المهام والمشروعات ومشاركتها مع فريق العمل.
  • إسناد المهام لأعضاء الفريق، ومتابعة وقتية لتقدم العمل تضمن تحكمًا أفضل وأسهل.
  • رفع ومشاركة وتنظيم ملفات العمل بكافة أنواعها.
  • تدعم تعدد المستخدمين والصلاحيات، لتقدم تجربة مثالية للشركات ورواد الأعمال وفرق العمل تساعدهم على إدارة المشروعات والمهام بأعلى كفاءة وإنتاجية وأقل تكلفة ووقتًا.
  • تصميم وتخصيص اللوحات والتطبيقات بالشكل المناسب لأسلوب العمل، وإنشاء قوائم خاصة تضم تطبيقات متعددة ومُحددة وقتيًا دون تحكم الخوارزميات فيما نتابعه.
  • إنشاء قوائم مهام للعمل وأخرى شخصية، مثل التمارين اليومية والعروض التلفزيونية المفضلة أو قوائم بمجالات تريد الاحتفاظ بها للعودة إليها لاحقًا.
  • سرعة وسهولة الاستخدام، وقدرة عالية وسلسة على التخصيص، وتعمل عند انقطاع الاتصال بالإنترنت، وتدعم اللغتين العربية والإنجليزية.

كل تلك الخدمات والإعدادات تأتي عبر أداة واحدة شاملة وبسيطة تبدأ بها يومك كصاحب عمل؛ لتضمن بداية مُنظمة وتركيزًا على المهام، وتلبية لاحتياجاتك العملية، وضمان التحكم الكامل والإدارة السلسة.

3. التطبيقات: «دراعك اليمين»

1. «مستر جوجل»

تلجأ العديد من الشركات وأصحاب الأعمال إلى الاستعانة بخدمات «السيد جوجل» لإدارة العمل؛ إذ توفر G Suite خدمات عدة للأنشطة التجارية بحساب واحد، وعبر خدمات Google Apps المتنوعة يمكن الاعتماد على جوجل كمساعد إداري متعدد الخدمات يتيح مساحات تخزينية للأعمال، وإنشاء جداول البيانات والمستندات والعروض التقديمية والبريد الإلكتروني والاجتماعات والملحوظات والإعلانات والتحليلات والرسائل والدردشات وجهات الاتصال والتقويم، عبر خدمات (Drive- Hangouts- Gmail- Search- Maps- Messages- Duo- Chat- Contacts- Calendar- Keep- Docs- Slides- Drive- Sheets- Ads- AdSense- Analytics- Google My Business).

2. تطبيقات متنوعة

في حين أن جوجل بمنصاته وتطبيقاته «وسلاطاته وبابا غنوجه» يُعد مساعدًا إداريًا متميزًا، إلا أن الأعمال تحتاج إلى خدمات أخرى أشمل تزيد ديناميكة الأعمال، وتمكّن من إدارة الوقت، وفرق العمل بطريقة أكثر تحكمًا، عبر مجموعة متنوعة من الأدوات والتطبيقات، منها:

أدوات إدارة العمل

لإنشاء قواعد بيانات وتحليلات وجداول المشروعات والأعمال والمهام، وتوفير معلومات يومية عن سير العمل، والتطبيقات المستخدمة، وتقديم تقارير ومقاييس إنتاجية بيانية عن كل موظف؛ لتكوين رؤية كاملة عن العمل والموظفين، ومنها ما يلتقط لقطات شاشة عشوائية، ويسجل نقرات لوحة المفاتيح وحركة «الماوس»؛ ليعطي رقابة وتحكمًا أكبر.

ومن هذه التطبيقات:

أدوات إدارة الوقت

لتتبع ساعات العمل وتوزيعها، وحساب الوقت المقضي في إنهاء المهام، وأوقات الراحة والفراغ، ومعدلات النشاط اليومي لفريق العمل، والقدرة على إنجاز الأعمال في الوقت المحدد؛ للتمكن من إدارة الوقت والتي تعني الإنتاجية وإدارة الأموال بشكل جيد.

ومن هذه التطبيقات:

أدوات الاتصال والاجتماعات

لعقد لقاءات العمل، وتوفير تجربة مؤسسية تحاكي غرف الاجتماعات والمؤتمرات، كما تتيح مشاركة ملفات العمل، وإنشاء قنوات اتصال منفصلة مع الموظفين، وتوفر أوقاتًا وأموالًا مهدرة في تجهيز قاعات الاجتماعات والحضور إليها، بحيث يمكن استغلالها في إنهاء العمل.

ومن هذه التطبيقات:

أدوات المشاركة

لإنشاء ومزامنة وتتبع المستندات وجداول البيانات والعروض التقديمية وملفات المشاريع، وإجراء التعديلات والمراجعات، وإبداء التعليقات والملحوظات بعيدًا عن أكوام الأوراق والأقلام المكتبية، فتُبقي العمل منظمًا ومصنفًا.

ومن هذه التطبيقات:

أدوات التأمين

لتضمن أمانًا للأعمال من الضياع والاختراق والقرصنة، وتحافظ على تدفق المعلومات، والتحكم في كلمات المرور، وصلاحيات وصول فريق العمل إلى البيانات والمعلومات.

ومن هذه التطبيقات:

أدوات منع التشتيت

تساعد على زيادة الكفاءة، من خلال منع التشتيت، والتركيز على الأهداف، وتقليل تعدد المهام الذي يؤثر بالسلب على الإنتاجية، وحظر التطبيقات والمواقع المزعجة والمشتتة، مثل مواقع التواصل الاجتماعي ومواقع الأخبار، وتنظّم أوقات العمل والراحة؛ لإنهاء العمل في أسرع وقت بأكبر قدر من التركيز.

ومن هذه التطبيقات:

لا تقتصر هذه الأدوات على الاستخدام مع المستقلين، بل يمكن استخدامها في الاجتماعات والأعمال مع الموظفين الثابتين، وتسجيل الحضور والانصراف، وتحديد ساعات العمل، وإدارة كشوف الرواتب، والعمل على تطوير نظم الإدارة، وخفض تكاليف العمل.

4. المنصات: «100٪ إدارة 100٪ راحة»

ربما تضمن لك التطبيقات وسائل عمل فعالة ومرنة ومتنوعة، لكن تعددها ربما يسبب التشتت والبعد عن الهدف الرئيس، وهو إنهاء العمل بأعلى جودة وأقل تكلفة وأسرع وقت، حينها تحتاج مساعدًا يمنح أكبر قدر من التحكم والإدارة والراحة في الوقت نفسه، ويساعد على إدارة العمل ويضمن الحقوق والأموال، ويقدم أفضل المستقلين المتخصصين في عشرات المجالات، بناء على خبرات وأعمال سابقة، ويوفر عناء البحث، وييسر سبل التواصل؛ لتحقيق أجود نتيجة للعمل، ليس هناك من يفعل ذلك أفضل من منصات المستقلين، وأشهرها منصة مستقل.

تتيح لك المنصات كل خدمات التطبيقات السابقة بشكل أسهل وأكثر تحكمًا، وتقدم عالمًا متكاملًا من الأعمال الحرة والمستقلة، وتوفر آليات -مثل أنا حسوب– تتيح إدارة قوائم المهام والمشاريع وفرق العمل بطريقة آمنة وموثوقة، ومنها ما يتيح خدمات إدارة المشروعات والأعمال بشكل كامل مع تزايد أعداد العاملين من المنزل بسبب جائحة كورونا. ربما حان الوقت للشركات لإدارة فرق العمل بشكل مختلف، وفي ظل اختلاف أدوات التعامل مع الفريلانسر عن مثيلاتها مع الموظف الثابت فإن الأمر يستحق التجربة، والانضمام لآلاف المديرين الذين حققوا أهدافهم بمساعدة هذه الأدوات.